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关于进一步规范和加强学校电子公文接收处理工作的通知

2014-11-07 11:45:47  浏览:

为进一步规范电子公文接收处理工作,提升办事效率和工作质量,确保校党委、行政的各项决策部署和工作要求及时上传下达和跟踪落实,促进公文收发工作的规范化、制度化,根据《山东财经大学公文处理实施办法》(鲁财大发字﹝2014﹞8号),结合学校实际,现将公文接收处理工作的有关事项通知如下:

一、提高认识,高度重视

山东财经大学网上办公系统是全校各单位(部门)互联互通、资源共享和协同办公的主要网络平台。实行电子公文传输,是改进工作方式、提高工作效率、推进办公自动化的重要措施,是传达政策文件、落实工作部署、保障工作运转的重要渠道。各单位(部门)要充分认识做好电子公文接收处理工作的重要性,按照"及时高效、政令畅通"的要求,高度重视,加强领导,认真做好电子公文接收处理工作。

二、严格制度,规范办理

(一)专人负责。各部门、各单位的所有公文入口为综合科(办公室),综合科(办公室)主要负责人为公文管理的第一责任人。综合科(办公室)要指定专人负责电子公文的接收、处理和归档工作,并实行主辅岗制度,人缺岗不缺,确保电子公文传输工作及时、安全、有效运行。

(二)规范办理。各单位(部门)凡从山东财经大学网上办公系统接收的学校各类电子公文,应视为正式公文,严格按照规范程序办理。公文收发处理的基本程序是:签收下载、登记编号、送批传阅、催办回收、立卷存档。公文接收处理的基本要求是:当天文件、当天办结,催办督办、落实结果,高效严谨、不出差错。

1.签收下载。各单位(部门)负责公文管理人员应至少在每个工作日的上午和下午各进入网上办公系统一次,及时阅签并下载纸质公文,不得出现上网断档和公文积压、延误现象。紧急公文电话通知上网接收。

2.登记编号。根据公文特征,将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、收发文日期及主要内容进行登记。

3.送批传阅。公文登记后,管理人员在文件首页粘贴公文处理单,送综合科(办公室)主要负责人签署拟办意见,送单位有关领导批示。对需要传阅的公文及时组织传阅,阅文者阅后要签字。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,避免漏传、误传和延误。传阅文件由文件管理人员逐人送达,阅文对象之间不横传。

4.承办回收。承办科室接到公文后,要认真及时办理。凡办毕的公文,承办科室要及时向单位分管领导汇报,并把办毕的纸质公文及时送回综合科(办公室)。

5.立卷存档。对已处理完毕的文件,综合科(办公室)相关人员要及时回收,妥善保管。对需要归档的文件,要按照档案部门的要求进整理、编制目录,按时归档。

三、加强督查,严肃纪律

党委办公室、校长办公室将不定期对各单位(部门)电子公文接收处理工作情况进行督查,对制度落实和维护保障不力、未按要求及时签收电子公文而贻误工作的,将根据有关规定,严肃追究单位主要领导或分管领导和公文管理人员的责任,并在全校范围内进行通报批评。

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