网站首页  机构设置  规章制度  领导动态  办公指南  高教信息  督查督办  信息公开  工作动态  常用下载 
 
  
  
 部门职能
 领导分工
 联系方式
 行政综合科
 秘书科
 机要科
 信息科
 督办科
 信访科
 收发科
 法律事务室
 机构设置
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  

山东财经大学公文处理实施办法

2014-11-07 11:41:23  浏览:

第一章

 

第一条  为了适应工作需要,推进学校公文处理工作规范化、制度化、科学化,依据《党政机关公文处理工作条例》和《山东省<党政机关公文处理工作条例>实施办法(试行)》及有关规定,结合我校实际情况,修订《山东财经大学公文处理暂行办法》(鲁财大发字〔201128),制定此办法。

第二条  学校的公文,是学校在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。本办法适用于山东财经大学及所属各单位公文处理工作。

第三条  公文处理是包括公文拟制、办理、管理、整理归档在内的一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理应坚持实事求是、精简高效的原则,实行统一领导、分级管理,做到统一规范、准确及时、安全保密。

第五条  党委办公室、校长办公室(以下简称党办、校办)是学校公文处理的管理机构,负责学校的公文处理工作并指导学校各单位(部门)的公文处理工作。

第六条  学校领导及各单位(部门)要高度重视公文处理工作,加强组织领导,强化队伍建设,健全管理制度,确定专职人员负责公文处理工作。各单位主要负责人为本单位公文处理工作第一责任人。

第七条  注重改善办公手段,加强办公自动化、信息化建设,推行电子公文,除涉密文件外,学校的公文处理工作一般通过办公系统进行,不断提高工作质量和效率。

第八条  从事公文处理工作的人员应具有较高的政治和业务素质,恪尽职守,严谨细致,遵守纪律,保守秘密。

 

第二章 公文种类

 

第九条  学校党政公文种类主要有:

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于决策和部署重要事项、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

(三)公告。适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

(四)通告。适用于在学校一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。   

(五)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(六)通知。适用于发布、传达要求全校各单位或有关单位周知或执行的事项,批转、转发公文。  

(七)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。   

(八)报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况、答复上级单位的询问。   

(九)请示。适用于向上级单位请求指示、批准。   

(十)批复。适用于答复下级单位请示事项。   

(十一)函。适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。   

(十二)会议纪要,适用于记载和传达会议情况和议定事项。

 

第三章 公文格式

 

第十条  公文一般由密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

(二)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

(三)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或规范化简称,用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。

(四)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。

(五)签发人。上行文应当标注签发人姓名。

(六)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

(七)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(八)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

(九)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

(十)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。

(十一)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

(十二)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十三)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。  

(十四)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

(十五)页码。公文页数顺序号。

第十一条 公文用纸一般采用国际标准A4型,左侧装订。校发公文格式纸共分四种:

(一)以校党委名义、以党委和行政联合名义发出的公文使用“中共山东财经大学委员会文件”格式纸。

(二)以学校行政名义发出的公文使用“山东财经大学文件”格式纸。

(三)以党办、校办名义发出的公文使用《中共山东财经大学委员会办公室文件》、《山东财经大学校长办公室文件》格式纸。

(四)以学校名义在不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、办理事项,使用“中共山东财经大学委员会”、“山东财经大学”格式纸。

第十二条  公文各组成部分的标识规则,参照《山东财经大学公文格式标准》执行。

 

第四章 行文规则

 

第十三条  行文应确有必要,注重实效,从严控制公文制发规格和数量,坚持少而精。

第十四条  行文关系根据各自隶属关系和职权范围确定。

(一)学校党委、行政可向全校各单位行文。党办、校办根据校党委、行政授权可以向校内各单位行文,学校其他二级单位不得以学校名义制发正式公文。

(二)中共山东财经大学纪律检查委员按照工作职责可以向校内单位行文。中国教育工会山东财经大学委员会、山东财经大学妇女工作委员会和共青团山东财经大学委员会根据各自所属群团组织内的有关规定行文,行文规则参照此办法。

(三)各职能部门在各自职权范围内,可以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项,可以部门名义就日常具体工作安排等向各学院、直属单位发布通知。

(四)学校内设机构除党办、校办外不得以学校名义对外正式行文。

第十五条  一般不得越级行文,特殊情况需越级行文的,应同时抄送被越过的单位,并说明原因。

第十六条  请示应一文一事,原则上主送一个部门(单位),不得多头主送。如需同时送其他单位,可以用抄送形式,但不得抄送下级单位。

不得在非请示公文中夹带请示事项。

向无隶属关系的有关业务主管部门请求有关批准事项时,要使用“函”。

第十七条  属于学校有关主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理,不必向学校请示。学校各职能部门对职权范围内的事情,要认真研究,尽职尽责地解决,不得推诿、拖延。确需学校解决的问题,职能部门要事先提出具体意见。

除领导直接交办的事项外,请示不得直接送领导个人。

第十八条  行文时要根据有关内容和实际需要,确定密级、分发范围。

第十九条  对上级领导机构来文,如无具体贯彻意见,可按照保密要求原文翻印下发,不再重复行文转发,收文单位应遵照执行。

第二十条  以学校名义下发的公文,涉及多个单位职权范围内的事务应协商并会签,单位之间未协商一致的,不得擅自行文。

凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的事务性问题,不必行文。

第二十一条  各单位应当按照行文规则行文,行文按照隶属关系由党办、校办统一审核。对不符合行文规则的上报公文,可退回呈报单位,并说明理由,由报送单位修改后再报送。

 

第五章 公文起草

 

第二十二条  起草公文应做到:

(一)符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机构的指示精神,符合学校的有关规定。

(二)全面、准确地反映客观实际情况,所提出的政策、措施切实可行。

(三)观点明确,条理清晰,内容充实,结构严谨,表述准确,文字简练。

(四)人名、地名、时间、数字、引文准确。汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案,计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。

(五)公文中引用的内容必须准确无误,必要时用括号加以标注。引用公文应先引标题,后引发文号。引用公文标题使用简称时,先用全称,并注明简称。

(六)文种、格式根据行文目的、发文机构职权和与主送单位的行文关系确定。

第二十三条  公文起草一般是“谁主管谁起草”。学校综合性文件由党办、校办拟稿,特别重要的文件也可由领导同志亲自拟稿或主持拟稿。职能部门拟以学校名义行文,应代拟文稿,必要时送有关部门会签。涉密公文的草拟,必须在符合保密管理要求的涉密计算机上处理,并按有关要求采取保密措施。

代拟文稿的职能部门,应将文稿经本部门主要负责人审阅签字后,连同文稿电子版一并送党办、校办,按规定程序审理和送签。

第二十四条  拟制公文,对涉及其他部门职权范围的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理由和依据,提出建议,并与有关部门会签后报请学校裁定。

第二十五条  书写公文、书面修改或签批公文应使用固定的公文拟稿纸或符合存档要求的纸张材料,要使用钢笔、毛笔和蓝黑、碳素墨水,或用喷墨、激光打印机打印。不能使用圆珠笔、铅笔和纯蓝、红色墨水等。电子公文运转中采用的网上签批、电子签章等方式同样有效。

 

第六章 公文校核

 

第二十六条  公文草拟后,先由主办部门负责同志核稿签字;如涉及几个部门工作的公文,由主办部门直接送有关部门会签。

第二十七条  会签部门在核签文稿时,对文中的错、别、漏字,标点不当,语法错误等,可直接予以修改。如需做较大修改,应征得起草部门同意后修改,或附纸提出修改意见。会签部门若不同意该文稿,则可不在会签栏内签字。

第二十八条  凡以学校名义起草的正式公文,主办部门负责同志核签后,均应按隶属关系送党办、校办进行审核。

审核的重点是:报批程序是否符合规定;是否确需行文;文稿内容是否符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机构指示精神,是否完整、准确地体现发文意图;涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见;提出的措施和办法是否明确具体,切实可行;文种使用、公文格式是否符合本规定的要求。

公文中如有涉法事务,应报送学校法律事务办公室进行合法性审查并出具相应的法律意见。涉密公文应报送学校保密工作办公室进行审核。

第二十九条  经审核不宜制发的公文文稿,办公室将予以退回;对于不符合办文要求的文稿,办公室将退回拟文单位重拟;办公室审核后认为符合发文条件但内容需作进一步修改的,由拟文单位按照办公室提出的意见修改后重新报送。

第三十条  部门起草的文稿,经主要负责人审签后,送党办、校办按程序办理,不得直接送校领导个人。未经党办、校办审核的文稿,校领导不予受理,退回有关部门按程序办理。

 

第七章 公文签发

 

第三十一条  公文应当经学校负责人审批签发。

(一)重要公文和上行文,由党办、校办送相关校领导会签后,呈送校主要领导签发。

(二)涉及某一方面工作的公文,经校主要领导授权后由分管校领导签发。

(三)党办、校办根据学校授权制发的公文,由党办、校办负责人签发。

(四)纪要原则上由召集会议的校领导(主持人)签发。

第三十二条  领导签发、会签公文,应明确签署意见,并写上姓名和时间;若圈阅,则视为同意。圈阅公文应注明圈阅时间。

 

第八章 公文发文

 

第三十三条  发文办理包括公文的核发、登记、印制、分发等程序。

(一)核发  党办、校办在公文正式印发前,对公文的审批手续、文种、格式等进行复核。经校核如需做涉及内容的实质性修改,需报原签发领导复审。

(二)登记  公文经领导签发后,由党办、校办进行编号、登记。

(三)印制  公文印制由党办、校办根据上级有关规定印制。

(四)发送  缮印正本的公文连同发文稿纸由负责处理公文的文秘人员送党办、校办加盖学校有关印章,并交两份留党办、校办存档,然后按要求发送。除上行文、涉密公文以及不予公开的公文以外,其他公文一般通过办公自动化系统发布,不再以纸质形式下发。网上公文传输由党办、校办负责,其他单位不能随意在网上传输。

第三十四条  发文要做到及时、准确、安全、保密。装封要严格清点,平秘相宜,严防错发、漏发、误发。

 

第九章 收文办理

 

第三十五条  学校层面收文办理主要程序是:

(一)签收。主送学校的各类文件须经党办、校办统一签收、登记、审核并组织运转;各有关单位应将上级对口单位直接发至本单位的文件,以及外出参会带回的上级单位文件,送交两办机要科运转。两办对收到的公文应逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。

(二)登记。对收到的公文进行分类,并对公文的主要信息和办理情况进行详细登记。登记内容包括收文日期、发文字号、公文标题、密级或公开属性、紧急程度、公文份数、经办人等。

(三)初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当办理;是否已经办理。

(四)批办。阅知性公文由学校两办主任根据公文内容、要求和工作需要,合理确定分送范围;凡标注印发传达范围的,原则上不得超过规定的范围分送。批办性公文由学校两办主任按照工作分工和业务职能,批请学校领导阅示或相关单位办理。属于重要政策和重大事项的公文,应送学校主要领导;属于某一方面工作的公文,应送分管校领导。属于一般性函件,可直接批转有关单位办理;需要两个以上单位办理的,应当明确主办单位。

(五)传阅。根据学校两办主任签批意见和工作需要,机要人员将公文及时送学校领导阅知、批办。阅知性公文一般按照学校领导职务排序从前向后传阅,批办性公文一般按照“先牵头负责人、后相关负责人”的顺序传批。学校领导之间不得互相转送文件。除特殊情况外,学校领导不受理未经学校办公室呈送的公文。

(六)承办。承办单位对学校两办交办的公文应签收、登记,并及时送单位负责人阅处。如发现错转或错批,应及时将公文退还党办、校办,不得擅自转送其他单位。

(七)催办。党办、校办应当及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办单位按期办结。

(八)答复。承办单位应当及时将公文的办理结果答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

第三十六条  学校二级单位接受学校公文办理的主要程序是:

各单位办公室主任或负责公文处理的人员要高度关注学校网上办公系统发文情况,及时阅读并签收学校公文,做好收文专册登记,根据内容和性质提出拟办意见送单位领导传阅批示后进行办理。

承办单位接文后,负责处理公文的文秘人员应做好登记,然后交领导处理,不得延误。

凡涉及几个单位的公文,主办单位应当主动与有关单位协商,有关单位应当积极协作配合。

第三十七条  党办、校办负有公文处理的督查责任,根据事情的轻重缓急,做到紧急事项跟踪督查,重要事项重点督查,一般事项定期督查,切实防止漏办和延误。

 

第十章 公文立卷、归档

 

第三十八条  公文办理完毕,应当根据《中华人民共和国档案法》的有关规定,及时收集公文定稿、正本、会签稿、重要修改稿等,保证有关材料的齐全、完整,并按学校规定立卷、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十九条  两个以上单位联合办理的公文,原件由主办单位归档,相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他单位职务的,在履行所兼职务过程中形成的公文,由其兼职单位归档。

 

第十一章  公文管理

 

第四十条  各单位应当建立健全本单位公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

第四十一条  各单位应当由专人统一管理公文,涉密单位要按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第四十二条  学校各单位在拟制涉密公文时,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文密级的确定、变更和解除,由学校保密工作办公室负责。

第四十三条  公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行;需要变更的,应当经发文单位批准。

第四十四条  严格落实涉密公文保密管理有关规定。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文机关批准。复制、汇编机密级、秘密级公文,应当到学校保密工作办公室履行审批手续,复制、汇编的公文视同原件管理;汇编本的密级和保密期限按照编入公文的最高密级和最长保密期限标注。

第四十五条  公文的撤销和废止,由发文单位、上级单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。各单位应当根据情况变化及时废止文件。

第四十六条  不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关保密规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第四十七条  单位合并时,全部公文应当随之合并管理;单位撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时,所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

 

第十二章   

 

第四十八条  学校公文含纸质公文和电子公文。学校电子公文指通过山东财经大学网上办公系统、依照合法程序进行流转、签批及发布的公文,电子公文的处理办法参照本办法执行。

第四十九条  本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。

第五十条  本办法自发布之日起施行。原《山东财经大学公文处理暂行办法》(鲁财大发字〔201128号)同时废止。

 

附件:  山东财经大学公文处理实施办法附件.doc

关闭

网站首页  |  服务门户  |  文件交换  |  财大邮箱   |  校园电话  |  校区班车  |  联系我们
Copyright ? 2014 山东财经大学校长办公室 All rights reserved. 最佳分辨率为:1024x768
地址:济南市舜耕路40号 山东财经大学舜耕校区 邮编:250014 计数器: